“일단 모여봐”로 시작한 회의… 돌고 돌아 결국 제자리

쓸모없는 회의, 뭐가 문제일까
의제설정 없이 불러모아 시작… 구성원들 의견제시 꺼려 ‘헛바퀴’
회의 주제는 구체적일수록 좋아… 참가자 모두가 고민하게 해야

위기 상황에서 기업이나 공공조직이 생산적인 대안을 만들지 못하는 이유는 무엇 때문일까? 물론 조직 구성원들의 능력이 부족해서일 수도 있다. 그러나 해결책을 찾기 위한 토론과 회의 방식의 문제도 심각하다.

회의에서 나타나는 가장 큰 문제는 ‘회의를 해도 답이 없다’는 점이다. 해결 방안도 찾지 못한 채, 그냥 이야기를 나눴다는 것 자체에 의미를 둔다. 다람쥐 쳇바퀴 돌듯 회의는 반복되지만 결론이 나지 않는다. 동아비즈니스리뷰(DBR) 228호(2017년 7월 1일자)에 실린 바람직한 회의 운영법 관련 기사를 요약 소개한다.


○ 회의에 ‘알맹이’가 없는 이유

회의가 겉도는 데는 두 가지 원인을 생각해볼 수 있다. 하나는 대안을 만들지 못하는 참가자들의 무능함이다. 또한 리더의 의사결정력 부족도 문제다.

회의에서 나타나는 두 번째 문제는 ‘회의 결과에 대해 책임지는 사람이 없다’는 점이다. 회의 참가자들이 회의에서 묵묵부답인 것도, 상사의 질책을 달게 받는 것도 결과가 가져올 책임 때문이다.

품질경영의 대가인 미국의 통계학자 에드워드 데밍은 품질경영 14개 원칙 중 하나로 ‘두려움을 몰아낼 것’을 꼽고 있다. 즉, 구성원들이 자신의 의견을 이야기하고 질문할 수 있는 회의 환경이 중요하다. 어떤 행동이나 결과에 대한 두려움이 있다면 사람들은 행동하지 않는다. 자기보호 심리가 작동하기 때문이다. 회의석상에서 자신의 소신을 당당하게 말할 수 있는 분위기, 회의에서 무언가를 제안하는 사람이 곧 실행하는 사람이 돼버리지 않는 분위기, 회의에서 다른 의견을 제시해도 비난이나 질책을 당하지 않고 존중받는 분위기가 형성돼야 구성원들은 자신 있게 대안을 제시할 것이다.

회의 참가자들이 가장 많이 표출하는 세 번째 불만은 ‘회의가 너무 많거나 시간이 오래 걸린다’는 점이다. 참가자들이 이렇게 느끼는 것은 그저 회의가 잦아서일 뿐만 아니라 이렇게 자주 열린 회의가 의미 없는 결과를 도출했기 때문이다.


○ 어떻게 바꿀 것인가

그동안 국내 기업들도 다양한 각도에서 회의 방식의 변화를 추구해 왔다. 그럼에도 효과를 보지 못했던 것은 회의가 생산적이지 못했기 때문이다. 생산적인 회의 진행법에 대해서는 여러 연구가 있다. 그중에서도 회의 진행 연구 관련 권위자인 마이클 도일과 데이비드 스트라우스의 ‘인터랙션 회의’를 중심으로 생산적인 회의 방법을 찾아보기로 한다.

이들은 성공하는 회의를 만드는 기준은 ‘결과와 과정’이라고 주장했다. 여기서 회의 결과란 ‘기대한 대로의 결과인가, 문제는 해결됐는가, 참신한 방책을 이끌어냈는가’를 의미한다.

두 번째 기준인 과정은 ‘회의가 어떻게 진행됐는가’를 의미한다. 즉, 문제를 어떻게 해결할 것인가, 어떤 식으로 결론을 이끌어낼 것인가, 모두가 하나가 돼 생각했는가, 골고루 발언 기회를 얻었는가, 회의 참석이 즐거웠는가 등 진행 과정을 의미한다.

생산적인 회의가 되기 위해서는 회의 결과를 만드는 씨앗인 의제가 잘 정립돼 있어야 한다.

사전에 준비할 가치가 있는 의제는 추상적 명사형이 아닌 구체적 질문형으로 만들면 효과적이다. 예를 들면, ‘저성장기 ○○○ 제품 매출 개선 방안’이 아니라 ‘○○○ 제품의 매출액을 20% 증대시킬 수 있는 방법은 무엇인가?’처럼 구체적 목표와 방법을 질문하는 것이다. 이처럼 질문형 의제는 생각의 뇌를 작동시켜 회의 진행 과정에서 논의와 결정을 풍부하게 한다.

한편 회의 과정을 관리하는 사람은 리더가 아니라, 리더로부터 회의 진행을 위임받은 회의 진행자(퍼실리테이터)여야 한다. 상사인 리더가 회의를 직접 진행할 경우 구성원들이 제대로 의견을 제시하기가 쉽지 않다. 이 때문에 결국 편향적인 논의로 흐르다가 리더의 생각대로 결정해버리기 쉽다.

또한 회의 계획서를 작성하는 것도 중요하다. 회의 계획서는 목적과 의제, 진행 순서와 참가자 역할 안내, 준비물 등 다양한 상황을 한눈에 보기 쉽게 정리한 계획안이다. 이를 미리 공유하면 회의 상황 전반을 사전에 이해하고 준비하는 데 큰 도움이 된다.