길고 복집한 보고서 한 장으로 줄여라

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■ 길고 복집한 보고서 한 장으로 줄여라
1. 일단 자료부터 확보
2. 보는 이의 입장에서
3. 길땐 첨부서류 활용
4. 제목이 성패를 좌우

○ 자료를 찾기 전에 컴퓨터 자판부터 두드리지 말라
보고서나 제안서등을 작성할때 가장 먼저 해야 하는 것은 자료를 찾고 이와 관련한 다른사람의 의견을 묻는
리서치 작업이 우선, 덮어놓고 컴퓨터 앞에서 '첫줄'을 수백 번 썼다 지웠다. 반복하는 것은 일을 거꾸로 하는 것 이라는 얘기다.

○ 보고서, 한 장으로 압축하라
아무리 긴 보고서라도 원칙은 A4 용지 한 장 정도에 압축해서 상사가 짧은 시간에 판단을 내릴 수 있게 해야 한다.
몇 장씩 넘어가는 긴 보고서는 상사의 시간을 빼앗을 뿐 아니라 상사로부터 짜증스러운 전화를 받기 일쑤다.
"그래서 결론이 뭐야?
한 장에 다 담지 못해 보충 설명이 필요한 부분은 상사가 시간이 나면 볼 수 있도록 첨부서류 형식으로 작성하면 된다"며
내용이 짧은 보고서라도 상단에 몇 줄로 요약해 주는 습관을 길러야 한다.

○ 글을 보게 될 고객의 입장에서 쓰라
글이 쓸데없이 길어지고 핵심이 흐려지는 가장 큰 이유는 글을 쓰는 본질과 별 상관없는 자신의 이야기가 많이 포함되기 때문이라고 한다.
보고서 작성 시 표나 그래프를 이용하면 상대방이 한눈에 보고서의 내용을 파악할 수 있는 장점이 있다.

○ 제목이 문서 전체의 가치를 죄우한다.
시선을 끌 수 있는 제목이냐 여부에 따라 문서자체의 가치도 달라진다. 수 많은 보고서나 기획서를 받는 상사는 제목을 보고
보고서 가치에 대한 1차적인 판단을 한다. 사안에 대한 새로운 접근을 보여주는 제목이라야 상사가 보고 내용을 자세히 읽어보고
적극적인 판단을 해 줄 것이라고 한다.

보고서, 사업계획서 등 하루가 멀다 하고 쏟아지는 글쓰기 업무는 모든 직장인들에게 공공의 스트레스다. "직장인 글쓰기는 최대한 짧고
간결하게 쓰는 것이 중요하다"


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